EMVI-tip: Drie situaties waarin je een TOM gebruikt.

EMVI-tip: Drie situaties waarin je een TOM gebruikt.

Een trade off matrix (TOM) is een middel om keuzes te maken. Het is een tabel met aan de ene kant je opties en aan de andere kant de aspecten waarop je de opties tegen elkaar afweegt: keuzecriteria. Aan de keuzecriteria voeg je een waarde toe, die aangeeft hoe belangrijk je de criteria vindt. Een goede TOM vergt wat uitzoek- en denkwerk, maar is heel waardevol voor je EMVI-plan – vooral in deze drie situaties:

• Je moet een keuze maken: Vaak heb je meerdere oplossingsrichtingen voor één technische uitdaging. Bijvoorbeeld: Een sloper kan een gebouw slopen door het te zagen, te knippen óf door het op te blazen. Om het sloopwerk binnen te halen moet hij de manier kiezen die de opdrachtgever het meest aanspreekt – en niet al te duur is. Een TOM kan de sloper in dit geval helpen de beste keuze te maken én zijn keuze te onderbouwen richting de opdrachtgever (zie voorbeeld 1).
• Jouw concurrent biedt een andere methode: Stel je voor: jouw bedrijf heeft een unieke methode om kademuren te renoveren. Jouw concurrenten doen het anders; die hebben weer hún eigen unieke methode. Met een TOM kun je de verschillende methoden tegen elkaar afwegen en de opdrachtgever laten zien dat jouw methode het best is.
• Opdrachtgever vraagt er (impliciet) om: TOM’s werken goed bij opdrachtgevers die op feiten gericht zijn. Deze opdrachtgevers vragen vaak naar: volledigheid, nauwkeurigheid, aantoonbaarheid, rapportages, KPI’s, processen, stapsgewijze beschrijvingen, prestaties uit het verleden, bewijsvoering. TOM’s werken naar mijn ervaring ook goed bij opdrachtgevers die op zoek zijn naar “de optimale balans tussen x, y en z”. Zet x, y en z dan in je TOM en weeg het af.

Is een TOM niet subjectief?
Ik krijg vaak de vraag: “Je kunt zo’n TOM toch heel erg manipuleren?” En dat is een terechte opmerking. Je kunt een TOM inderdaad heel subjectief insteken. Maar daarmee hou je echt alleen jezelf voor de gek. Als jij bijvoorbeeld – omdat het jou goed uitkomt – aan prijs een veel hogere waarde toekent, dan aan duurzaamheid – wat de opdrachtgever heel belangrijk vindt – voelt de opdrachtgever zich niet begrepen. Ofwel, je slaat de plank mis. En, als de opdrachtgever door heeft dat je hem een oor probeert aan te naaien, geef je hem een verdomd goede reden om niet met jou samen te werken. Kortom, als je een TOM te subjectief insteekt, verklein je je winkans.

Drie tips om objectief te blijven in je TOM
Door de TOM objectief in te steken, wek je vertrouwen op bij je opdrachtgever en zorg je dat hij graag met jou wilt samenwerken. Hieronder vertel ik hoe je de objectiviteit in je TOM waarborgt:

• Afstemming op EMVI-criteria: Stem de keuzecriteria af op de EMVI-criteria, voor optimale aansluiting van jouw TOM bij de uitvraag van de opdrachtgever. Vaak koppelen opdrachtgevers zelf een weging aan hun EMVI-criteria; die kun je prima overnemen in je TOM. Zo geef je aan dat je rekening houdt met zijn wensen en belangen.
• Onderzoek wat de opdrachtgever belangrijk vindt: Als uit de leidraad niet meteen duidelijk wordt hoe belangrijk de opdrachtgever jouw keuzecriteria vindt, dan onderzoek je het. Google is hierbij je grootste vriend. Kijk ook eens naar eerdere beoordelingen van deze opdrachtgever; wat vond hij toen belangrijk? En: onderzoek de beoordelingscommissie! Misschien zit er wel een milieuactivist in. In dat geval kun je “milieu” misschien toch maar beter wel opnemen als criterium in je TOM.
• Onderbouwing: Leg altijd uit hoe je tot je keuzecriteria, je wegingswaarde en de uiteindelijke scores in je TOM bent gekomen (bijv. op basis van research, overgenomen van de EMVI-criteria, uitgerekend met een formule). Zo kom je geloofwaardig en overtuigend over.