8 tips voor een geslaagde bewonersavond

Bijna van start met de herinrichting van een woonwijk of een ander project in de bebouwde omgeving? Dan wil je als aannemer zo goed mogelijk met bewoners communiceren over het werk. Alleen op die manier zorg je dat bewoners achteraf tevreden op de werkzaamheden terugkijken.

Vaak is één van de eerste stappen voor de aannemer in dit proces het organiseren van een informatieavond voor omwonenden. Dit kan in veel verschillende vormen, zoals een inloopmarkt of een klassieke informatieavond. Wij zien dat zo’n moment erg belangrijk is, maar dat er niet altijd aan alle belangrijke zaken gedacht wordt. Daarom komen in dit artikel de 8 belangrijkste tips voor een geslaagde informatieavond naar voren.

Tip 1: Zorg ervoor dat alle betrokken partijen aanwezig zijn.

Worden er naast civiele werkzaamheden ook nutswerkzaamheden uitgevoerd? Zorg dan dat projectleider nuts ook aanwezig is. Zo kunnen alle vragen van omwonenden in één avond beantwoord worden. Ook is de aanwezigheid van de opdrachtgever essentieel: veel vragen zullen toch over zaken gaan (o.a. ontwerp) waar je als aannemer niet direct antwoord op kan geven.

Tip 2: Start met een presentatie, maar houd deze kort!

Zodra je langer dan 12 minuten aan het woord bent, gaan aanwezigen hun aandacht verliezen. Houdt dat dus aan als maximum tijd. Vaak doe je zo’n 30 seconden over één slide. Kijk dan dus kritisch naar je presentatie als deze meer dan 24 slides bevat.

Tip 3: Besteed tijd aan de lay-out en inhoud van je presentatie.

Jij vertelt, dus lappen tekst zijn niet nodig. Daarbij zijn afbeeldingen of infographics vaak ook veel duidelijker. Benieuwd of jouw verhaal goed overkomt? Laat een leek (bijv. je partner) van tevoren eens naar de presentatie kijken. Begrijpt hij/zij het niet? Dan moet je echt nog wat verbeteren.

Tip 4: Vertel niet alleen wat je gaat doen, maar ook waarom je het (op die manier) gaat doen.

Hoe meer begrip de omwonenden hebben, hoe lager hun hinderbeleving zal zijn. Ga vooraf wel goed na of de opdrachtgever al eerder bewonersavonden heeft gegeven. Is dat het geval? Dan hoef je niet meer heel diep in te gaan op de achtergrond van het project. Richt je juist op de bijzonderheden van jouw specifieke uitvoeringsmethode!

Tip 5: Wees eerlijk over uitvoeringsperiodes, risico’s en de komende hinder.

Want zoals het spreekwoord zegt: eerlijkheid duurt het langst. Wanneer jij eerlijk bent over komende geluids-, trillings-, en/of stofhinder, zal de hinderbeleving uiteindelijk lager blijven.

Tip 6: Vermijd het gemeenschappelijke vragenrondje, maar ga in groepjes uiteen.

Zo voorkom je dat de ene vraag weer 10 andere vragen oproept en er mogelijk een negatieve sfeer ontstaat. Door vragen individueel te beantwoorden, zorg je dat er ruimte is voor ieders vragen, zonder dat anderen (voor wie de vraag niet relevant is) hiermee gemoeid worden.

Tip 7: Vouw alle relevante tekeningen uit op tafels, liefst in veelvoud

Bewoners zullen zich na je presentatie verzamelen rond de tekeningen en aan de hand van de tekeningen zijn vragen vaak gemakkelijk te beantwoorden. Ook erg fijn: omwonenden zien direct wat er voor hun woning gaat gebeuren.

Tip 8: Zorg voor een terugkoppeling

Er blijken na een avond altijd weer vragen gesteld te zijn die relevant zijn voor alle bewoners. Zorg dus dat je achteraf met het projectteam de ontvangen vragen en antwoorden bespreekt en stel hier een verslag van op. Deel dit via de projectwebsite, app of in een bewonersbrief.

Nog meer vragen over goed omgevingsmanagement bij jouw (herinrichtings)projecten? Ons team van omgevingsmanagers komt graag langs voor een inspirerend gesprek! Bel Alexandra op  06 – 47 95 27 50 voor meer informatie!